Giải pháp khắc phục những khó khăn khi tổ chức họp trực tuyến

Các giải pháp hội nghị truyền hình đang là một phần rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Mục đích nhằm đảm bảo đạt được hiệu quả và năng suất trong công việc. Bởi các cuộc họp và làm việc từ xa đang trở thành một phần nổi bật không thể thiếu của hầu hết các doanh nghiệp. Tuy nhiên, công tác triển khai họp trực tuyến vẫn còn gặp một vài khó khăn cần có phương pháp giải quyết toàn diện. Tham khảo bài viết giải pháp khắc phục những khó khăn khi tổ chức họp trực tuyến dưới đây để tìm ra hướng giải quyết phù hợp!

1. Hội nghị trực tuyến là gì?

Hội nghị trực tuyến (còn gọi là hội nghị truyền hình) là một xu thế đang trở nên rất thịnh hành hiện nay. Họp trực tuyến là giải pháp hỗ trợ nhiều người ở những địa điểm, vị trí địa lý khác nhau có thể cùng tham gia một cuộc họp.

Nếu như họp theo kiểu truyền thống, mọi người tham gia sẽ di chuyển đến địa điểm họp được chỉ định. Việc làm này vừa tốn thời gian và chi phí đi lại. Và khi hội nghị trực tuyến ra đời, cuộc họp vẫn được diễn ra nhưng người tham gia sẽ không phải di chuyển, không tốn chi phí. Chỉ cần thiết bị có thể thu và phát hình ảnh, âm thanh, kết nối mạng internet ổn định là đã có thể tổ chức họp trực tuyến.

Giải pháp hội nghị trực tuyến cho phép doanh nghiệp dễ dàng chia sẻ nội dung tài liệu; video, hình ảnh,…. Đảm bảo công việc diễn ra đúng thời gian quy định và đạt năng suất cao. Phát triển mối quan hệ với các đối tác, khách hàng trong và ngoài nước.

2. Những khó khăn khi tổ chức họp trực tuyến

2.1. Sự cố kỹ thuật

Bên cạnh những lợi ích vượt trội thì cũng có những khó khăn khi họp trực tuyến. Để cuộc họp có thể diễn ra suôn sẻ thì bạn cần có đường truyền kết nối tốt và mạnh. Nếu đường truyền không tốt sẽ gây ảnh hưởng đến chất lượng hình ảnh, âm thanh, làm gián đoạn cuộc họp.

2.2. Chi phí đầu tư ban đầu

Trang bị các giải pháp hội nghị truyền hình sẽ khá tốn kém vì hầu hết các giải pháp đều yêu cầu phần cứng chuyên dụng thường ở nhiều địa điểm. Doanh nghiệp cần trang bị hệ thống màn hình hiển thị, máy chiếu, camera, webcam, loa, micro …

Do đó, chi phí đầu tư cho các trang thiết bị này ban đầu sẽ khá lớn. Tuy nhiên; hầu hết các doanh nghiệp sẵn sàng trả chi phí vì nó được thu hồi trong một thời gian ngắn và hoạt động hiệu quả trong một khoảng thời gian dài. Nếu so sánh chi phí tổ chức họp hằng năm thì chi phí tổ chức họp trực tuyến sẽ tiết kiệm hơn rất nhiều so với chi phí họp truyền thống.

3. Giải pháp giải quyết những khó khăn khi họp trực tuyến

Họp trực tuyến là một bước phát triển đột phá của công nghệ thông tin; cho phép những người tham dự tại nhiều địa điểm, thậm chí từ nhiều quốc gia khác nhau. Để hội nghị trực tuyến diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, doanh nghiệp hoặc cá nhân cần trang bị những thiết bị cần thiết như sau:

3.1. Bộ thiết bị họp trực tuyến

Bộ thiết bị họp trực tuyến là các trang thiết bị hỗ trợ cho việc tổ chức hội nghị trực tuyến. Thông qua kết nối các thiết bị này với máy tính, điện thoại, laptop,… Và phải có đường truyền internet ổn định. Bộ thiết bị này thường bao gồm nhiều thiết bị khác nhau; chẳng hạn như Webcam hội nghị, loa, micro, tai nghe, điều khiển, màn hình trình chiếu,…..

3.2. Đường truyền mạng internet

Để truyền được tín hiệu âm thanh, hình ảnh, cần có đường truyền internet ổn định. Do đó, trước khi tổ chức hội nghị, đơn vị tổ chức cần trang bị hệ thống internet chất lượng cao và các thiết bị hỗ trợ ứng phó khi xảy ra sự cố kỹ thuật lúc đang tổ chức họp.

3.3. Màn hình hiển thị

Bạn có thể sử dụng ti vi, máy chiếu,…. và có thể dùng nhiều màn hình cùng lúc.